Registre des achats auto-entrepreneur : le guide complet

Le registre des achats auto-entrepreneur répertorie l’ensemble des dépenses professionnelles engagées par un micro-entrepreneur dans le cadre de son activité. Cette obligation comptable concerne les commerçants et les fournisseurs d’hébergement. Vous souhaitez savoir comment tenir un registre des achats en auto-entreprise et quel support utiliser ? Voici tout ce qu’il faut savoir en 2024.

Qu’est-ce que le registre des achats auto-entrepreneur ?

Un récapitulatif de vos dépenses professionnelles

Le registre des achats est un livre comptable qui récapitule le détail des achats professionnels réalisés par un micro-entrepreneur au cours d’une année civile. En plus du montant de la dépense, vous devez y mentionner plusieurs informations, comme la date de l’achat, le nom du fournisseur et le mode de règlement. Vous devez également conserver vos justificatifs de dépenses (factures, tickets ou notes).

Vous le savez probablement, la comptabilité de l’auto-entrepreneur est particulièrement allégée. Contrairement aux sociétés, un professionnel en micro-entreprise n’est pas tenu de déposer une liasse fiscale ni de comptes annuels aux impôts. Néanmoins, il doit pouvoir présenter des documents comptables à jour et transparents en cas de contrôle.

Le registre des achats doit donc être tenu par ordre chronologique et mis à jour dès qu’une dépense est effectuée. Notez qu’en cas de faux (mentions mensongères ou falsifiées par exemple), vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 €.

Qui doit tenir un registre des achats ?

Conformément à l’article L123-28 du Code de commerce, le registre des achats est obligatoire pour votre micro-entreprise si vous exercez l’une des deux activités suivantes : 

• Vente de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ;
• Fourniture de logement / prestations d’hébergement.

Si vous exercez une activité libérale ou que vous vendez des prestations de service artisanales ou commerciales, vous n’êtes donc pas concerné.

Registre des achats : quels avantages ?

Si vous êtes déjà en activité, vous le savez : un micro-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges et frais professionnels de son revenu imposable. Alors pourquoi tenir ce registre ? 

Nous vous le disions, vous conformer à cette obligation vous permet de montrer patte blanche en cas de contrôle de l’administration fiscale. Mais tenir ce livre comptable a également un intérêt pour vous : cela vous permet de suivre régulièrement vos sorties d’argent. Votre comptabilité gagne en visibilité. Vous savez où vous en êtes de vos encaissements et décaissements et pouvez vérifier plus facilement la rentabilité de votre activité.

ⓘ Bon à savoir :

Vous ne pouvez pas déclarer vos frais professionnels. En revanche, vous pouvez facturer des frais de débours. Cette option est particulièrement intéressante si vous avancez de l’argent pour le compte de votre client.

Registre des achats et livre de recettes : quelles différences ?

En réalité, il existe deux livres comptables en micro-entreprise : le registre des achats et le livre des recettes auto-entrepreneur. Attention à ne pas les confondre les 2 !

Comme nous l’avons vu, le registre des achats récapitule le détail des dépenses professionnelles et ne concerne que certains auto-entrepreneurs. Le livre de recettes, lui, liste toutes les recettes encaissées par une micro-entreprise et est obligatoire pour tous (commerçant, artisan et profession libérale).

Plus précisément, le livre de recettes auto-entrepreneur est un document dans lequel vous devez mentionner : 

• L’origine de vos recettes (nom du client particulier ou dénomination sociale pour un professionnel) ;
• La référence des pièces justificatives (facture, note, etc.) ;
• La date de l’encaissement ;
• La nature de la vente (prestation ou marchandise) ;
• Le mode de règlement ;
• Le montant de l’encaissement.

Attention, livre de recettes et registre des achats doivent être tenus sur des supports distincts.

Comment tenir un registre des achats auto-entrepreneur ?

Vous savez maintenant si vous êtes concerné par cette obligation comptable ? Parfait ! Alors que faut-il mettre dans un registre des achats auto-entrepreneur ?

La réglementation impose d’y mentionner les informations suivantes : 

• La date de paiement de la facture d’achat ;
• La référence de l’achat (le numéro de facture ou de la note) ;
• L’identité du fournisseur (nom du particulier ou dénomination sociale s’il s’agit d’un professionnel) ;
• La nature de l’achat (référence du produit ou nom de la prestation) ;
• Le prix TTC ;
• Le mode de règlement de la facture (virement, carte bancaire, chèque, espèces).

Pensez également à bien conserver le justificatif de cet achat !

Sur quel support tenir son registre des achats ?

La loi n’impose pas de support pour tenir ce registre des achats auto-entrepreneur. Vous avez donc le choix entre le faire sur un cahier, un tableur type Excel ou via un outil de gestion / facturation.

Le support papier : simple mais pas conseillé

Première option : tenir votre registre des achats sur papier. Vous pouvez utiliser un cahier vierge, un carnet ou bien acheter un livre comptable dans le commerce.

Concrètement, votre registre aura le format d’un tableau à 6 colonnes dans lequel vous indiquerez les informations suivantes.

Vous devrez également respecter les recommandations suivantes : 

• Lister les dépenses par ordre chronologique ;
• Ne pas sauter de ligne entre chaque achat ;
• Ne pas faire de ratures et ne pas utiliser de blanco ;
• Ne pas utiliser de crayon papier.

Pourquoi ? Tout simplement parce que rien ne doit laisser penser que vous avez modifié votre registre. Même plus, la loi française impose qu’un livre comptable ne puisse pas être modifié.

En cas de contrôle, il peut donc être particulièrement difficile de prouver l’authenticité d’un registre papier. Comment en effet être sûr que vous n’y avez pas apporté de modification ? Pour cette raison, nous déconseillons cette solution.

Un tableur type Excel : pratique mais modifiable

Depuis la loi Sapin de 2016, il est possible de tenir un livre comptable dématérialisé. Vous pouvez donc remplir votre registre des achats sur ordinateur, via un tableur comme Excel ou Google Sheets.

Il vous suffira là aussi de créer un tableau avec un format à 6 colonnes et d’y mentionner les informations obligatoires.

Néanmoins, là aussi, ce support est facilement modifiable. Il est donc compliqué d’en prouver l’authenticité en cas de contrôle. Nous ne vous recommandons pas cette option.

Alors comment faire ? Voici tout de suite la solution la plus adaptée.

Un logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur : l’option idéale

Pour vous faciliter la vie, nous vous conseillons de vous tourner vers un outil dédié aux auto-entrepreneurs, comme Compta by Mon-AutoEntreprise.fr.

Cet outil en ligne vous permet de générer automatiquement votre registre de dépenses et votre livre de recettes. En plus, vous pourrez : 

• Créer des devis et factures rapidement et conformes à la réglementation ;
• Visualiser le montant de vos cotisations sociales à venir ;
• Créer un catalogue produit et des fiches clients, mais aussi connaître le CA généré par chacun d’eux ;
• Avoir une vision globale de votre comptabilité auto-entrepreneur (facture impayée, niveau de CA par rapport aux plafond, etc.) ; 
• Faire vos déclarations de CA automatiquement en connectant le logiciel à votre compte Urssaf.

En un mot, cet outil de gestion vous permet de gagner en temps et en sérénité. Vous automatisez l’administratif et pouvez consacrer plus d’heures au développement de votre auto-entreprise.

Testez-le. Les 30 premiers jours sont gratuits et sans engagement. C’est le moment d’en profiter !

Quelles sont les autres obligations comptables du micro-entrepreneur ?

Vous avez les idées au clair sur vos registres obligatoires ? Attention, bien que simplifié, le régime de la micro-entreprise compte quelques autres obligations : 

• Éditer une facture auto-entrepreneur pour vos ventes : vous devez y indiquer plusieurs mentions obligatoires (numéro de facture, date d’émission, nom du client, etc.) ;
• Déclarer votre CA tous les mois ou tous les 3 mois sur autoentrepreneur.urssaf.fr : cette formalité obligatoire entraînera le calcul de vos cotisations sociales pour votre couverture santé, votre retraite auto-entrepreneur, etc. ;
• Faire votre déclaration d’impôt auto-entrepreneur : le CA du micro-entrepreneur est soumis à l’impôt sur le revenu (IR). Vous devez le déclarer une fois par an en utilisant le formulaire 2042 C Pro ;
• Ouvrir un compte bancaire auto-entrepreneur si votre CA dépasse 10 000 € durant deux années consécutives. Un simple compte courant suffit.

Registre des achats en auto-entreprise : foire aux questions