Auto-entrepreneur : ce qu’il faut savoir concernant l’expédition de colis

Pour l’auto-entrepreneur en achat-revente de marchandises, l’expédition de colis peut prendre une place importante dans l’emploi du temps comme dans le budget. Il est nécessaire d’adopter les bonnes habitudes pour économiser de l’argent au niveau de l’expédition des colis, et de bien se renseigner sur les formalités administratives, notamment pour de l’envoi de colis à l’étranger.

Dans cet article, retrouvez tous nos conseils pour limiter les coûts de vos expéditions de colis et notre récapitulatif des formalités à respecter lors de l’envoi d’un colis à l’étranger, dans l’Union Européenne comme vers un pays tiers.

Comment réduire les coûts d’expédition de vos colis en tant qu’auto-entrepreneur ?

Les géants du e-commerce comme Amazon ont donné de mauvaises habitudes aux consommateurs concernant les livraisons de colis. En effet, la livraison gratuite en 1 jour est en quelque sorte devenu la norme avec ces plateformes.

Pour rester compétitifs, les auto-entrepreneurs doivent donc faire le maximum pour réduire leurs coûts d’expéditions, et donc les frais de livraison qui seront facturés à leurs clients. Voici quelques conseils en ce sens.

Limiter les coûts d’emballages avant l’expédition

La première étape (qui engendre les premiers coûts) se situe en amont de l’expédition des colis, au moment de l’emballage.

Choisir le bon fournisseur de matériaux d’emballage est déjà un facteur d’économies : là où certains se contentent de proposer des cartons standardisés, d’autres proposent des emballages en carton personnalisés dont vous pouvez choisir les dimensions, en fonction de la taille de vos envois, et ainsi économiser sur les matériaux tout en optimisant vos emballages.

De plus, le poids et la taille des colis influent directement sur les coûts d’expédition. En optimisant le poids et la taille des colis dès l’étape d’emballage, vous pourrez ainsi faire des économies non négligeables, d’autant plus si vous êtes amené à expédier de nombreux colis. Raison de plus pour choisir un fournisseur de matériaux d’emballage qui propose une personnalisation permettant l’optimisation de la taille comme du poids.

Néanmoins, chaque entreprise de distribution a ses propres règles : pour certaines, le poids sera l’élément déterminant qui fixera le prix et vous permettra de limiter les coûts d’envoi, pour d’autres, ça sera la taille, pour d’autres, les deux, etc.

Économiser sur les frais de livraison

Pour économiser sur l’expédition, vous allez devoir comparer les offres des entreprises spécialisées dans le transport de colis.

Les différences peuvent parfois être importantes, en fonction du type de colis que vous envoyez, de leur poids, de leur taille, mais aussi du volume final annuel, des lieux d’expédition et d’arrivée, des distances parcourues, etc. Même les différences minimes doivent être prises en compte : rapportés à la quantité de colis envoyés, quelques centimes économisés sur chaque envoi peuvent largement limiter les coûts totaux.

Il est de ce fait conseillé de porter une attention particulière aux envois en gros et aux offres sur le volume. Pas besoin d’expédier des chargements complets qui remplissent les camions, les petites et moyennes quantités de 30 à 50 paquets par mois suffisent pour entrer dans l’échelle des remises.

La Poste propose notamment des solutions sur-mesure adaptées aux activités d’expédition des auto-entrepreneurs et des petites et moyennes entreprises.

Anticiper l’expédition de vos colis

Pour économiser sur les expéditions de vos colis, il est nécessaire de les anticiper le plus possible.

Tout d’abord, cela vous laisse le temps de faire les calculs et les comparaisons évoqués plus haut. Ensuite, pour les colis dont la livraison doit être effectuée à un moment précis, cela vous laisse une marge appréciable et vous évite de passer par un transporteur express, dont la prestation est plus onéreuse.

Néanmoins, il peut arriver que vos colis doivent être expédiés en urgence. Dans ce cas, vous devrez faire appel à un transporteur d’urgence de colis professionnels. La livraison peut être effectuée via un taxi-colis, une solution réservée pour les cas rares et extrêmes, car très couteuse, ou par train, solution qui se veut plus économique, mais qui est généralement moins rapide.

Si les expéditions d’urgence restent occasionnelles, elles ne devraient pas mettre à mal le budget de votre entreprise. En revanche, si elles deviennent régulières, elles peuvent représenter un coût élevé. Dans ce cas, et si vous ne pouvez faire autrement en raison de la nature de votre activité, il est conseillé de passer un contrat pour des expéditions urgentes récurrentes avec une entreprise de transport spécialisée. En fonction du volume de ces expéditions, vous pourrez peut-être négocié un tarif plus avantageux.

Quelle est la réglementation applicable à l’envoi de colis à l’étranger pour un auto-entrepreneur ?

La politique de libre-échange de l’Union Européenne a vocation à faciliter les flux de marchandises comme les échanges de prestations de services entre les pays de l’UE. Elle facilite ainsi l’expédition de colis dans les États-membres par rapport aux États tiers. Néanmoins, les institutions européennes prévoient également des réglementations communes pour les échanges avec les pays tiers hors UE.

Les règles pour les livraisons de biens au sein de l’Union Européenne

Si vous expédiez des colis depuis la France vers un pays membre de l’UE, vous devrez respecter certaines règles concernant la TVA intracommunautaire et effectuer des formalités douanières spécifiques.

Obligations douanières

Depuis le 1er janvier 2022, les formalités douanières ont été simplifiées pour les livraisons de biens entre pays membre de l’UE. L’ancienne Déclaration d’Échange de Biens (DEB) a été remplacée par une enquête statistique (obligatoire uniquement pour les entreprises faisant partie de l’échantillon ayant reçu un courrier des douanes) et un état récapitulatif de TVA ou état récapitulatif des clients.

Ce dernier est obligatoire uniquement lorsque vous ne bénéficiez plus du régime de franchise en base de TVA. Autrement dit, les auto-entrepreneurs qui n’ont pas dépassé les seuils de TVA n’ont donc aucune formalité douanière à accomplir lors de l’expédition de leurs colis.

Si vous n’êtes plus sous le régime de franchise en base de TVA, vous devrez dans ce cas remplir cet état récapitulatif de TVA au plus tard le 10ème jour ouvré du mois qui suit la livraison.

ⓘ Bon à savoir :

Seules les livraisons de biens à des clients professionnels assujettis à la TVA dans leur pays sont à reporter dans l’état récapitulatif de TVA. Les livraisons à des clients particuliers ne sont donc pas concernées.

TVA intracommunautaire

Concernant la TVA, les règles applicables changent en fonction du chiffre d’affaires que vous avez encaissé.

Si vous avez encaissé moins de 10 000 € de CA au cours de l’année ou l’année précédente, vous n’avez pas besoin de demander l’attribution d’un numéro de TVA intracommunautaire. Vous n’avez pas de TVA à facturer à vos clients et aucune déclaration à effectuer.

Si vous avez encaissé plus de 10 000 € de CA au cours de l’année (ou l’année précédente), alors vous devez demander l’attribution d’un numéro de TVA intracommunautaire auprès de votre Service des Impôts des Entreprises (SIE). Dans ce cas, 2 hypothèses sont possibles :

• Vous expédiez à un client particulier (ou à un autre professionnel non redevable de la TVA dans son pays) : vous devez facturer la TVA à votre client au taux applicable dans son pays et effectuer une déclaration via le Guichet Unique de TVA, depuis votre espace professionnel sur le site des impôts ;
• Vous expédiez à un professionnel redevable de la TVA dans son pays : les livraisons intracommunautaires sont exonérées de TVA (art. 262 ter du CGI), vous ne facturez donc pas la TVA à votre client mais vous devrez remplir une déclaration de TVA en déclarant dans le cadre « opérations non imposables » les opérations concernées.

Pour les livraisons de marchandises à des clients particuliers établis (ou à des professionnels non redevables de la TVA) dans l’UE, on parle de ventes à distance intracommunautaires. Lorsqu’il s’agit d’un client professionnel redevable de la TVA, on parle alors de livraisons intracommunautaires.

L’expédition de colis à l’étranger dans un pays tiers (hors UE)

Les échanges de biens et de services avec un pays n’appartenant pas à l’Union Européenne font l’objet d’une réglementation spécifique.

Obligations douanières

Avant d’exporter vos marchandises en dehors de l’Union Européenne, vous devrez vous faire enregistrer dans la base communautaire des opérateurs économiques. Pour ce faire, rapprochez-vous du pôle d’action économique de la direction régionale des douanes afin de demander l’octroi d’un numéro EORI.

Puisqu’aucune marchandise ne peut sortir du territoire communautaire sans avoir fait l’objet d’une déclaration en douanes, vous devrez donc, pour chaque expédition en dehors de l’UE, déposer une déclaration auprès des douanes appelée Document Administratif Unique (DAU).

Les exportations hors UE sont toujours exonérées de TVA

Peu importe que l’acheteur soit un particulier ou un professionnel, les exportations de marchandises en dehors de l’UE sont toujours exonérées de TVA.

Il faudra cependant reporter les montants que représentent ces exportations dans vos déclarations de TVA, dans le cadre « Opérations non imposables », « Exportations hors UE ».

🔗 Nos sources :

• Comment importer ou exporter quand on est micro-entrepreneur ? (BPI France Création)
• L’état récapitulatif TVA (douanes.gouv.fr)
• Les obligations déclaratives en matière de TVA pour les micro-entrepreneurs (impots.gouv.fr)
• TVA applicable aux échanges européens (demarches.interieur.gouv.fr)
• Achat-vente de biens et TVA (impots.gouv.fr)
• Comment fonctionne la TVA pour la vente en ligne ? (economie.gouv.fr)